De l'importance des enregistrements ...

Publié le par GILLET GOINARD FLORENCE

Les fameux ERQ (Enregistrements Relatifs à la Qualité) sont des éléments clés du système qualité .

Ils ont pour moi  au moins quatre objectifs:

- prouver à un auditeur la conformité au référentiel qualité choisi (ISO 9001 par exemple)

- prouver à un client votre capacité à maitriser (et à améliorer ) la qualité de vos produits et prestations

- être des éléments de traçabilité pour rechercher à postériori les causes d'un problème

- être des éléments de collecte, d'exploitation qui vous permettent d'établir des indicateurs  et d'agir en conséquence

 

les ERQ sont donc nos amis !

Attention toutefois à ne pas noyer l'entreprise sous ces documents (parfois contraignants) qui donnent un coté trop "administratifs à la démarche"

Je vous propose d'organiser le cycle de vie d'un enregistrements en 5 étapes/

-Un premier travail consiste bien à l'identification des enregistrements indispensables au fonctionnement de votre SMQ (selon les quatres ci dessus définis..pas plus-pas moins!)

-un deuxième travail s'impose ensuite ; définir le mode d'enregistrement et les responsabilités associées (bien sur ici la simplicité est de rigueur)

- la troisième phase est celle de l'exploitation : celle qui va donner un sens à vos enregistrements. Il sagit ici de clarifier qui analyse des documents, qui  est responsable de leur exploitation, comment sont déclenchées les actions de progrès le cas échéant

-vient ensuite l'étape du classement : où va le document exploité ? comment est il classé? qui s'en occupe ?. qui a accès à ces éléments ? On peut imaginer ici deux temps chronologiques de conservation  (un premier  dans un bureau par exemple puis un deuxième dans un local archive). ici il est importance de définir combien  de temps va être conservé le document. La réglementation vous impose parfois des durées., dans le cas contraire, des éléments sont à prendre en compte tel que la durée de vie de votre produit.

-enfin vient la dernière phase est celle de la destruction . Archiver coute cher . Dans le cadre du lean management et du 5S , la destruction des enregistrements, au-delà de la durée d'archivage, est une évidence (reste à déterminer le mode de destruction selon le degré de criticité des documents) 

 

Enregistrer oui ! mais de manière structurée !

 

Et vous comment vous organisez vous ?

Commenter cet article