Gagner du temps pour se centrer sur l'essentiel

Publié le par GILLET GOINARD FLORENCE

 Une journée d'un Responsable Qualité est toujours trop courte . Il est sollicité souvent (et c'est bon signe!), doit  gérer de front plusieurs dossiers,  face face aux imprévus , répondre aux intérrogations,  être présent sur le terrain mais garder du temps pour les travaux de fond.
Pas facile à gérer ... 

alors je vous propose quelques idées pour vous aider à gagner du temps..

 

1- D'abord sachez dire non ! :
-
n'acceptez pas de dossiers uniquement parce que vous n'osez pas dire non ou pour faire plaisir. Si le sujet ne rentre pas dans le cadre strict de votre projet qualité : sachez résister!

-refusez les réunions où vous n'apporterez pas directement une participation active.  Si vous devez être un simple spectateur , vous pouvez aussi bien  lire le compte rendu à postériori.

 

2-Gérez  efficacement votre boite mail

-créer desgroupes contacts par thèmes pour gagner du temps lors des envois

-n'hésitez pas à mettre en courrier indésirable les mails d'expéditeurs justement indésirables

-affichez  deux lignes de texte pour gagner du temps à la lecture

-supprimer au fur et à mesure vos mails traités

-penser au bon vieux téléphone qui parfois nous évite des aller-retours interminables de courriers 

-marquez vos mails importants du "drapeau rouge"

 

3- réduisez vos temps de réunions

les réunions sont souvent trop longues et pourraient être aisement raccourcies. Privilégiez les formats courts : 45 minutes avec au maximum  8 pêrsonnes qui interviendront dans un temps défini.
Osez  recadrer si besoin, être directif  mais organisé ( envoi d'une convocation en amont  avec  ordre du jour et le sujet de participation de chaque membre de l'équipe; compte rendu dans la journée avec prise de décisions).
 Prévoyez aussi des réunions en visio quand le sujet s'y préte. Vous gagnerez et ferais gagner aux autres des temps de transports

4- filtrer vos appels téléphoniques

surtout dans les périodes où vous voulez restés concentré sur un sujet donné. Le casque aide à prendre des notes.

 

5-sachez déléguer

La qualité se délègue.. Il est meme très important  de gérer le projet de manière participative.. Si vous n'avez pas d"équipe directe , identifiez les personnes  que vous pouvez solliciter  (pour réaliser une  tache ponctuelle, gérer une mission plus conséquente ou simplement vous aider à gagner du temps sur un projet..)

 

A vous de jouer .. D'autres idées ?

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Patricia.B 10/04/2011 23:10


Déléguer c'est essentiel. Et utiliser les ressources de l'entreprise pour mener des actions à bien est l'une des conditions sine qua none pour manager sa mission sans y user sa santé.
Ceci toujours en vertu du principe: "la qualité est l'affaire de tous et pas uniquement du RAQ"